La conclusion initiale et le renouvellement d’un bail commercial obligent le bailleur à produire de multiples documents obligatoires, qui seront annexés au bail. Ces annexes engagent directement la responsabilité civile et parfois pénale du bailleur et peuvent entraîner des sanctions en cas d’absence ou d’inexactitude.
Les documents relatifs aux risques
Depuis le 1er janvier 2023, le dispositif légal d’information sur les risques naturels et technologiques a été réformé. L’ancien état des risques et pollutions (ERP) est désormais scindé en deux documents juridiquement distincts : l’état des risques réglementés pour l’information des acquéreurs et des locataires (ERRIAL) et le document d’information sur la pollution des sols en secteur d’information des sols (DISIS).
- L’ERRIAL intègre désormais la liste exhaustive des arrêts préfectoraux portant reconnaissance officielle de l’état de catastrophe naturelle pris dans la commune concernée et ayant donné lieu au versement effectif d’une indemnité d’assurance.
- Le DISIS obligatoire mentionne précisément la date de son élaboration, le numéro cadastral de la ou des parcelles spécifiquement concernées, le dernier arrêté préfectoral pris pour délimiter le secteur d’information sur les sols et l’ensemble des informations mises à disposition sur Géorisques.
L’absence de fourniture de ces documents essentiels permet légalement au locataire de demander judiciairement la résolution complète du contrat ou d’obtenir une diminution substantielle du loyer stipulé.
Les diagnostics techniques obligatoires
Le diagnostic de performance énergétique (DPE) doit obligatoirement être annexé au bail commercial lors de sa conclusion. La fiche technique amiante ou le dossier technique amiante complet sont également requis lorsque des travaux structurels sont envisagés dans l’immeuble.
Ces diagnostics techniques ne constituent nullement de simples formalités administratives mais revêtent une importance juridique majeure. Leur absence ou leur inexactitude peut engager la responsabilité du bailleur et ouvrir droit à réparation financière pour le locataire victime d’une information erronée ou trompeuse. La jurisprudence sanctionne régulièrement les bailleurs négligents qui n’ont pas respecté ces obligations légales d’information.
L’annexe environnementale
Le Code de l’environnement (article L. 125-9) impose une annexe environnementale détaillée pour tous les baux portant sur des locaux d’une surface supérieure à 2000 mètres carrés à usage de bureaux ou de commerces.
Cette annexe comporte des éléments techniques fournis par le bailleur :
- liste exhaustive et descriptif technique complet ainsi que les caractéristiques énergétiques précises des équipements existants dans le bâtiment et relatifs au traitement des déchets, au chauffage, au refroidissement, à la ventilation et à l’éclairage ainsi qu’à tout autre système technique lié aux spécificités du bâtiment.
- consommations annuelles énergétiques réelles des équipements et systèmes dont il a l’exploitation directe
- les consommations annuelles d’eau des locaux loués
- la quantité annuelle de déchets générée par le bâtiment s’il en assure le traitement.
Le preneur et le bailleur établissent périodiquement (périodicité fixée par le bail), un bilan détaillé de l’évolution de la performance énergétique et environnementale du bâtiment et des locaux loués. Sur la base de ce bilan, les deux parties s’engagent sur un programme d’actions visant à améliorer progressivement la performance énergétique et environnementale du bâtiment et des locaux loués.
L’attestation éco-énergie tertiaire
Le décret tertiaire n° 2019-771 du 23 juillet 2019 impose des obligations de réduction des consommations d’énergie finale pour l’ensemble des bâtiments tertiaires d’une surface de plancher supérieure à 1000 mètres carrés. Les bailleurs et locataires doivent déclarer annuellement avant le 30 septembre de chaque année leurs consommations énergétiques détaillées sur la plateforme informatique OPERAT.
Quatre obligations principales et cumulatives incombent aux parties :
- évaluation annuelle du respect de l’objectif annexé au bail sur la base de la dernière attestation numérique annuelle et de la notation Eco-Energie-Tertiaire officiellement obtenue
- mise en œuvre effective d’actions de réduction de la consommation d’énergie finale (baisse de 40% en 2030, 50% en 2040 et 60% en 2050 par rapport à l’année de référence 2010),
- déclaration annuelle exhaustive des consommations avant le 30 septembre
- affichage obligatoire de l’attestation annuelle avec la notation obtenue dans le bâtiment. Cette attestation doit impérativement être annexée au bail et fait l’objet d’une évaluation approfondie lors du renouvellement contractuel.
La multiplication continue des annexes obligatoires traduit la complexification croissante et du droit des baux commerciaux. Notre cabinet accompagne quotidiennement bailleurs et preneurs dans la constitution de l’ensemble des documents strictement requis par la loi, en vérifiant scrupuleusement leur conformité réglementaire et leur validité juridique afin de sécuriser parfaitement les opérations de location initiale et de renouvellement.
